Rozważając podjęcie działalności gospodarczej, w pierwszej kolejności należy starannie się zastanowić, co miałoby być jej przedmiotem a także gdzie i w jaki sposób chcielibyśmy ją wykonywać. Pamiętajmy, że każdej działalności gospodarczej towarzyszy ekonomiczne ryzyko, które znacznie ograniczymy, podejmując trafne i dobrze przemyślane decyzje. Kalkulacje ekonomiczne to jednak nie wszystko – działalność gospodarcza objęta jest szczegółową regulacją prawną i pewne wybory w tym zakresie rzutować będą następnie na naszą przyszłą sytuację.

Decydując się na podjęcie działalności gospodarczej w Polsce, przedsiębiorca (tak przepisy określają osobę wykonującą działalność gospodarczą) wybrać musi formę prawną, w jakiej będzie działał. Wybór ten możemy co prawda w trakcie działalności zmienić, ale zmiana ta wiązała się będzie z mniejszymi lub większymi kosztami oraz szeregiem nie zawsze prostych formalności.

Najpopularniejszymi formami działalności gospodarczej są:

• działalność gospodarcza jednoosobowa
• działalność w formie spółki cywilnej lub osobowej (najczęściej jawnej)
• działalność w formie spółki kapitałowej (z ograniczoną odpowiedzialnością albo akcyjnej).

Formy te mają swoje wady i zalety. Działalność jednoosobowa jest najłatwiejsza i najtańsza do zarejestrowania oraz cechuje się najmniejszym zakresem ograniczeń formalnych, stąd wielu przedsiębiorców ceniących sobie elastyczność wybiera właśnie taką formę działalności. Indywidualni przedsiębiorcy liczyć także mogą na szerokie wsparcie w programach finansowanych ze środków unijnych, jak też w pewnych korzystnych rozwiązaniach podatkowych (np. podatek liniowy). Wadą tej formy jest niewątpliwie pewna trudność w pozyskiwaniu kapitału (dla banku osoba fizyczna nie będzie tak wiarygodna jak spółka akcyjna) oraz przede wszystkim zasady odpowiedzialności za zobowiązania (długi) powstałe w związku z tą działalnością. Jednoosobowy przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem, co w przypadku niepowodzenia działalności gospodarczej może oznaczać trudności z wyplątaniem się ze zobowiązań przez długie lata. Z tego też względu wiele osób rozpoczynających jako jednoosobowi przedsiębiorcy w miarę rozwoju działalności i zwiększania jej rozmiarów decyduje się na zmianę formy prawnej na spółkę kapitałową.

Zaletą spółek cywilnych oraz osobowych (najczęściej jawnych) jest niewątpliwie możliwość podziału zadań i wzajemnego wspierania się przez wspólników (co dwie głowy to nie jedna), co zwłaszcza na początku działalności pomaga np. wspólnie ponosić jej koszty. Pamiętajmy wszakże, że to co na początku działalności jest w tym przypadku jej zaletą, później, gdy pojawiają się pokaźne zyski oraz konieczność decydowania o kierunkach rozwoju przedsiębiorstwa – w praktyce często okazuje się wadą prowadząca do poważnych kłopotów czy nawet rozpadu spółek. Ze wspólnikiem musimy dzielić się zyskiem, a jego wizja rozwoju firmy może być inna od naszej. Stąd decyzja o wyborze wspólnika musi być wyjątkowo starannie przemyślana. Jak chodzi o formalności związane z podjęciem działalności, to są one nieco bardziej złożone (obowiązek wpisu do KRS-u, dobrze także skonsultować z prawnikiem treść umowy spółki). Pamiętajmy też, że w spółce cywilnej oraz osobowej wspólnicy także odpowiadają za długi spółki całym swoim majątkiem.

Lekarstwem na tę ostatnią wadę jest wybór spółki z o.o. albo akcyjnej. W spółkach tych wspólnicy odpowiadają jedynie do wysokości wkładów, co zasadniczo chroni ich prywatny majątek (z tego też względu najczęściej duże firmy działają właśnie jako spółki tego rodzaju). Spółki kapitałowe, zwłaszcza akcyjne, mają także największą zdolność pozyskiwania kapitału, nie tylko dlatego, że budzą największe zaufanie banków, ale także przez możliwość emisji akcji. Z drugiej strony tworzenie tych spółek jest najbardziej sformalizowane i kosztowne (nie obędzie się bez wizyt u prawnika i notariusza), a także wymaga minimalnego kapitału własnego (5.000 zł w spółce z o.o., 100.000 zł w spółce akcyjnej).

Procedurę podejmowania działalności rozpoczynamy od rejestracji. Przedsiębiorcy działający jednoosobowo oraz wspólnicy spółek cywilnych rejestrowani są w Ewidencji Działalności Gospodarczej, którą prowadzi urząd miasta lub gminy, w którym dana osoba ma miejsce zamieszkania (wspólnicy spółki cywilnej wpisani mogą więc być w różnych ewidencjach). Wniosek składany jest na specjalnym formularzu i stanowi, oprócz wniosku o wpis do ewidencji, także wniosek o nadanie numeru REGON, zgłoszenie do urzędu skarbowego oraz do ZUS lub KRUS (tzw. jedno okienko). Pamiętajmy jednak, że dodatkowej wizyty w urzędzie skarbowym wymagać będzie m. in. rejestracja do podatku VAT oraz wybór innej formy opodatkowania niż podatek wg skali podatkowej (np. podatek liniowy). Miejmy też na uwadze, że czynności te wykonać powinniśmy przed uzyskaniem pierwszych przychodów. Jedno okienko nie zwolni nas także z konieczności wizyty w ZUS, jeżeli zamierzamy zatrudniać pracowników (jako pracodawca jesteśmy zobowiązani zgłosić pracowników do ubezpieczenia społecznego).

Wniosek o wpis do ewidencji złożyć możemy w urzędzie gminy, jak też wysłać pocztą (niezbyt praktyczne ze względu na konieczność wizyty u notariusza celem poświadczenia podpisu) oraz poprzez stronę internetową urzędu gminy (wówczas jeżeli nie dysponujemy podpisem elektronicznym, pracownik urzędu zaprosi nas w terminie 3 dni do urzędu w celu podpisania wniosku oraz odbioru zaświadczenia o wpisie). Po dokonaniu wpisu organ prowadzący ewidencję prześle wniosek do urzędu statystycznego, ZUSu i urzędu skarbowego, gdzie dopełnione zostaną pozostałe formalności związane z podejmowaniem działalności.

W przypadku wyboru działalności w formie spółki osobowej albo kapitałowej rejestracji dokonujemy w Krajowym Rejestrze Sądowym, prowadzonym przez sądy rejonowe właściwe ze względu na siedzibę tworzonej spółki. Wymagane formularze dostępne są w sądach.

Uzyskanie wpisu do ewidencji albo KRS nie zawsze jest jednak wystarczające, byśmy mogli podjąć działalność gospodarczą. Po pierwsze, wiele rodzajów działalności wymaga posiadania odpowiednich kwalifikacji zawodowych (jako przedsiębiorcy jesteśmy zobowiązani zapewnić posiadanie tych kwalifikacji). Najczęściej nie musimy posiadać tych kwalifikacji sami, a wystarczy, gdy zatrudnimy osoby z niezbędnymi kwalifikacjami do wykonywania określonych czynności. Wyjątkiem są pewne tylko zawody (zwłaszcza medyczne i prawnicze), w których wymaga się, by kwalifikacje zawodowe posiadał sam przedsiębiorca – jeżeli zatem sami ich nie posiadamy, to nie wystarczy, że zatrudnimy odpowiednią osobę.

Drugą grupę barier prawnych, jakie niejednokrotnie musimy pokonać dla legalizacji naszej działalności jest tzw. reglamentacja działalności gospodarczej, tj. obowiązek uzyskania koncesji, zezwolenia albo wpisu w rejestrze działalności regulowanej. Obowiązki te dotyczą ponad 80 różnych rodzajów działalności gospodarczej. Reglamentacja oznacza, że nie możemy podjąć działalności, jeżeli nie spełnimy przewidzianych prawem szczególnych jej warunków. W przypadku koncesji i zezwoleń musimy nadto wystąpić do właściwego organu z wnioskiem o ich udzielenie. W przypadku działalności regulowanej wystarczy złożenie oświadczenia (prawdziwego!) o spełnianiu tych warunków. Dopiero po uzyskaniu koncesji, zezwolenia albo zaświadczenia o wpisie do rejestru działalności regulowanej, możemy rozpocząć działalność. Wyjątkiem jest tu działalność regulowana, którą możemy także podjąć po upływie 14 dni od złożenia wspomnianego oświadczenia, jeżeli organ prowadzący rejestr nic w tym czasie w naszej sprawie nie zrobił. Wystarczy wówczas na piśmie powiadomić ten organ, że rozpoczynamy działalność.

Możliwość czasowego świadczenia usług w Polsce dotyczy podmiotów z państw objętych swobodą świadczenia usług, tj. państw Unii Europejskiej, a także Norwegii, Islandii, Liechtensteinu oraz Szwajcarii. Procedurę podejmowania działalności polegającej na czasowym świadczeniu usług w Polsce rozpoczynamy od rejestracji w Ewidencji Działalności Gospodarczej albo Krajowym Rejestrze Sądowym. W tym kontekście należy podkreślić, że usługodawcy z w/w państw, którzy w jednym z tych państw prowadzą działalność gospodarczą, na mocy art. 13 ust. 1a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej zwolnieni są z obowiązku uzyskania wpisu we wskazanych polskich rejestrach.

Obowiązek wpisu w Ewidencji Działalności Gospodarczej może dotyczyć zatem jedynie usługodawcy – obywatela jednego z w/w państw, który nie wykonuje działalności gospodarczej w żadnym z tych państw. Usługodawca taki rejestrowany będzie w Ewidencji Działalności Gospodarczej, którą prowadzi urząd miasta lub gminy, w której dana osoba ma miejsce zamieszkania, a jeżeli usługodawca nie ma miejsca zamieszkania w Polsce (co z reguły będzie miało miejsce), w ewidencji prowadzonej przez gminę, na obszarze której usługi będą głównie świadczone. Wniosek o wpis do ewidencji złożyć można w urzędzie gminy, jak też wysłać pocztą (niezbyt praktyczne ze względu na konieczność wizyty u notariusza celem poświadczenia podpisu) oraz poprzez stronę internetową urzędu gminy (wówczas jeżeli usługodawca nie dysponuje podpisem elektronicznym, pracownik urzędu wezwie go w terminie 3 dni do urzędu w celu podpisania wniosku oraz odbioru zaświadczenia o wpisie).

Usługodawca winien nadto poinformować ZUS o świadczeniu usług transgraniczych przed ich rozpoczęciem, a w nagłych wypadkach – po zakończeniu ich świadczenia.

Dalsze obowiązki wynikają dla usługodawcy z przepisów o uznawaniu kwalifikacji zawodowych – dotyczą one zatem tych usług, których wykonywanie zgodnie z polskim prawem wymaga posiadania stosownych kwalifikacji zawodowych. Wówczas na usługodawcy ciąży obowiązek zapewnienia, że konkretne czynności wymagające tych kwalifikacji wykonywane będą bezpośrednio przez osoby tymi kwalifikacjami dysponujące. Najczęściej usługodawca nie musi posiadać tych kwalifikacji sam, a wystarczy, gdy zatrudnia on osoby z niezbędnymi kwalifikacjami do wykonywania określonych czynności. Wyjątkiem są pewne tylko zawody (zwłaszcza medyczne i prawnicze), w których polskie prawo wymaga, by kwalifikacje zawodowe posiadał sam przedsiębiorca – jeżeli zatem sam usługodawca ich nie posiada, to nie wystarczy, że zatrudni on odpowiednią osobę.

W praktyce transgranicznego świadczenia usług kluczowe znaczenie odgrywa uznawanie kwalifikacji zawodowych (trudno przecież oczekiwać, że usługodawca chcący ledwie czasowo świadczyć w Polsce usługi zdecyduje się na mozolne uzyskiwanie wymaganych kwalifikacji w Polsce). W kontekście uznawania kwalifikacji usługodawców stwierdzić należy, że polskie prawo implementuje szereg korzystnych dla usługodawców rozwiązań przyjętych w unijnych dyrektywach. Jeżeli usługodawca zamierza świadczyć usługi w ramach zawodu, do wykonywania którego jest on uprawniony w innym państwie Unii Europejskiej, to po pierwsze usługodawca ten zwolniony jest z konieczności poddania się w Polsce procedurze uznania posiadanych kwalifikacji. Nadto, nie wymaga się także od niego członkostwa w polskiej organizacji odpowiedniego samorządu zawodowego czy uzyskania pozwolenia na wykonywanie tego zawodu w Polsce. Usługodawca ten nie musi także posiadać odpowiedniej znajomości języka polskiego. Wymaga się od niego natomiast, by rozpoczynając świadczenie usług w Polsce po raz pierwszy, powiadomił pisemnie o tym fakcie organ właściwy ze względu na dane kwalifikacje zawodowe. Czynność tę usługodawca winien powtarzać w każdym kolejnym roku, w którym zamierza świadczyć w Polsce usługi. Niekiedy także usługodawca może być objęty obowiązkiem uproszczonej tymczasowej rejestracji lub członkostwa we właściwej polskiej organizacji zawodowej, co wszakże nie może wiązać się dla niego z dodatkowymi kosztami oraz nie powinno opóźniać lub utrudniać mu świadczenia w Polsce usług.

Drugą grupę barier prawnych, jakie niejednokrotnie usługodawca musi pokonać w Polsce jest tzw. reglamentacja działalności gospodarczej, tj. obowiązek uzyskania koncesji, zezwolenia albo wpisu w rejestrze działalności regulowanej. Obowiązki te dotyczą ponad 80 różnych rodzajów działalności gospodarczej. Reglamentacja oznacza, że usługodawca nie może podjąć działalności, jeżeli nie spełni przewidzianych polskim prawem szczególnych jej warunków. W przypadku koncesji i zezwoleń usługodawca musi nadto wystąpić do właściwego organu z wnioskiem o ich udzielenie. W przypadku działalności regulowanej wystarczy złożenie oświadczenia (prawdziwego!) o spełnianiu tych warunków. Dopiero po uzyskaniu koncesji, zezwolenia albo zaświadczenia o wpisie do rejestru działalności regulowanej, usługodawca może rozpocząć świadczenie usług w Polsce. Wyjątkiem jest tu działalność regulowana, którą może on także podjąć po upływie 14 dni od złożenia wspomnianego oświadczenia, jeżeli organ prowadzący rejestr nie podjął w sprawie żadnych czynności. Wystarczy wówczas, że usługodawca na piśmie powiadomi ten organ, że rozpoczyna świadczenie usług w Polsce.
W kontekście obowiązków reglamentacyjnych podkreślić należy natomiast, że z wyjątkiem kilku szczególnych dziedzin, w których obowiązują szczególne unijne dyrektywy (jak np. działalność bankowa) wymóg uzyskania w Polsce koncesji, zezwolenia czy wpisu do rejestru działalności regulowanej egzekwowany będzie od usługodawcy bez względu na to, czy usługodawca ten wykonuje legalnie podobną czy nawet taką samą działalność w innym państwie Unii Europejskiej. Innymi słowy, uzyskane w innym państwie UE pozwolenie na wykonywanie tej działalności nie będzie respektowane w Polsce.