EUGOPojedynczy Punkt Kontaktowy

Polska

Polska

Ministerstwo Gospodarki
Zapraszamy do testów wersji beta nowego
portalu elektronicznego Punktu Kontaktowego
PDFWydrukuj artykułPoleć znajomemu
czwartek, 18 sierpnia 2011 12:07
 

Dokument Propozycji Uproszczeń - rejestr dyplomów online

 

DOKUMENT PROPOZYCJI UPROSZCZEŃ nr 10

zawierający propozycje uproszczeń procedur administracyjnych wypracowanych w ramach panelów ekspertów organizowanych przez Instytut Logistyki i Magazynowania z siedzibą w Poznaniu

w projekcie „Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację i wdrożenie idei jednego okienka”(UEPA)

PROPOZYCJA UPROSZCZEŃ

Rezygnacja z załączania dyplomu w wersji papierowej, na rzecz elektronicznego dostępu urzędu do danych dotyczących dyplomu, zapisanych w Centralnym Rejestrze Uczelni i Szkół

PODSTAWY PRAWNE

1. Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U., z 2005 r., nr 164, poz.1365 z późn. zm.)

2. Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. z 2006 r., nr 224, poz. 1634 z późn. zm.)

3. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., nr 64, poz. 565 z późn. zm.)

4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz. U. z 2005 r., nr 214, poz. 1781)

5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu przesyłania zgłoszeń oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2010, nr 259, poz. 1768)

6. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. z 2006 r., nr 206, poz. 1519)

7. Dyrektywa 2006/ 123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. dotycząca usług na rynku wewnętrznym (Dz. Urz. UE, L 376/36)

8. Projekt założeń projektu ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców z dnia 25 lutego 2011 r.

9. Ustawa z dnia 19 lutego 2004 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2004 r., nr 49, poz. 463 z późn. zm.)

10. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t. j. Dz. U. z 2010 r., Nr 102, poz. 651 z późn. zm.) – dotyczy procedur nr 0030, 0098, 0099, 0623, 0219

11. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 15 lutego 2008 r. w sprawie nadawania uprawnień i licencji zawodowych w dziedzinie gospodarowania nieruchomościami (Dz. U. z 2008 r., Nr 31 poz. 189, z późn. zm.) – dotyczy procedur nr 0030, 0098, 0099, 0623

12. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 1 kwietnia 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie nadawania uprawnień i licencji zawodowych w dziedzinie gospodarowania nieruchomościami (Dz. U. z 2009 r., nr 60, poz. 496) – dotyczy procedur nr 0030, 0098, 0099, 0623

13. Ustawa z dnia 18 marca 2008 r. o zasadach uznawania kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii Europejskiej (Dz. U. z 2008 r., Nr 63, poz. 394) – dotyczy procedury nr 0219

14. Ustawa z dnia 6 lipca 2001 r. o usługach detektywistycznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 12 poz. 110 z późn. zm.)

15. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne (t. j. Dz. U. z 2008 r., nr 45, poz. 271 z późn. zm.), zwana dalej upf.

16. Strategia rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce do roku 2013.

ANALIZA PROBLEMU

Dnia 5 kwietnia 2011 r. Prezydent Rzeczpospolitej Bronisław Komorowski złożył podpis pod przyjętą dnia 18 marca 2011 r. ustawą o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym, ustawy o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2011, nr 84, poz. 455), zwaną w dalszej części ustawą o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym. Obecnie Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa wyższego rozpoczęło proces konsultacji społecznych i międzyresortowych projektów aktów wykonawczych do ww. ustaw.

Zmiany proponowane w nowych aktach normatywnych są realizacją „Strategii rozwoju szkolnictwa wyższego w Polsce do 2020”. Jednym z założeń Strategii jest rozszerzenie obowiązku podawania do publicznej wiadomości (w szczególności ogłaszania w Internecie) danych o działalności uczelni oraz o ocenach tej działalności. Wszystkie informacje mają być gromadzone i udostępniane w funkcjonalnych bazach danych umożliwiających łatwe porównanie informacji w różnych wymiarach (według typu i formy własności uczelni, lat, województw itp.).

Jedną z najbardziej kluczowych zmian wprowadzonych ustawą o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym jest wprowadzenie Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 34a, który wchodzi w życie 1 października 2011 r. „System może być prowadzony w formie elektronicznej”. Na zlecenie Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działanie 4.1, Poddziałanie 4.1.3, jest obecnie tworzony Zintegrowany System Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce (POL-on), zgodnie z założeniami Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym, wynikającymi z ustawy o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym. Stąd w dalszej części dokumentu System Informacji o Szkolnictwie Wyższym prowadzony w formie elektronicznej będzie nazywany Systemem POL-on, ze względu na potrzebę posługiwania się nazwą realnego systemu informatycznego, który po uwzględnieniu proponowanych zmian przepisów prawa dotyczących rejestracji dyplomów, umożliwi uproszczenie procedur administracji publicznej. System Informacji o Szkolnictwie Wyższym prowadzony w formie elektronicznej przez Ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego, ma obejmować m.in. następujące dane:

1) roczne sprawozdanie z działalności uczelni wraz z informacją dotyczącą obsady kadrowej na prowadzonych kierunkach studiów;

2) sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego;

3) informacje o uruchomieniu lub zniesieniu kierunku studiów wraz z informacją o obsadzie kadrowej na prowadzonych kierunkach studiów;

4) informację o utworzeniu zamiejscowej jednostki organizacyjnej wraz z informacją o bazie materialnej i obsadzie kadrowej tej jednostki;

5) centralny wykaz nauczycieli akademickich i pracowników naukowych;

6) ogólnopolski wykaz studentów, z wyłączeniem studentów uczelni wojskowych będących żołnierzami.

W ogólnopolskim wykazie studentów zamieszczone mają zostać następujące informacje uczelni o każdym studencie:

1) imię i nazwisko studenta;

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) sumę uzyskanych przez studenta punktów ECTS w rozbiciu na kierunki studiów;

4) sumę punktów ECTS, które student mógł uzyskać łącznie na zajęciach, w których uczestniczył bez wnoszenia opłat w ramach studiów stacjonarnych w uczelni publicznej;

5) liczbę punktów ECTS, które student może jeszcze wykorzystać na studiach stacjonarnych w uczelni publicznej bez wnoszenia opłat, z uwzględnieniem uprawnień nadanych mu przez uczelnię publiczną do realizacji studiów na drugim kierunku studiów stacjonarnych;

6) rodzaj przyznanych świadczeń pomocy materialnej w uczelni publicznej i niepublicznej.

System POL-on zaprojektowany w formie rejestru publicznego obejmuje dane dotyczące: jednostek naukowych, uczelni niepublicznych, pracowników naukowych, kierunków studiów, a także studentów, absolwentów i doktorantów. Zdaniem autorów prezentowanego Dokumentu propozycji uproszczeń celowym byłoby uzupełnienie Systemu POL-on danymi dotyczącymi dyplomów jaki każdy student otrzymał oraz programu zrealizowanego na danym kierunku. Stworzenie przedmiotowego Systemu uzupełnionego o wyżej wskazane dane umożliwi rezygnację z obowiązku dołączania do składanych przez petentów (przedsiębiorców) wniosków w szczególności takich dokumentów jak dyplom ukończenia studiów wyższych, świadectwo ukończenia studiów podyplomowych oraz zaświadczenie z uczelni wyższej o spełnieniu minimum programowego. Wymóg przedłożenia dyplomu ukończenia studiów wyższych jest warunkiem wejściowym w wielu analizowanych procedurach administracyjnych w ramach projektu realizowanego przez Ministerstwo Gospodarki, Instytut Logistyki i Magazynowania i Krajową Izbę Gospodarczą - „Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację i wdrożenie idei jednego okienka”, zwanym dalej UEPA.

Propozycja uzupełnienia Systemu POL-on o dane dotyczące dyplomów swym oddziaływaniem na uproszczenie obejmuje wszystkie procedury administracyjne, w których warunkiem wejściowym jest załączenie dyplomu ukończenia studiów wyższych j, w tym w szczególności zawodów regulowanych i procedur związanych z uznawaniem kwalifikacji. Stworzenie Systemu POL-on jest niewątpliwie uproszczeniem ze względu na fakt, że umożliwi usprawnienie i redukcję kosztów po stronie przedsiębiorcy i urzędu w wielu procedurach administracji publicznej. Do zobrazowania i analizy zasadności tej propozycji wybrano spośród wielu procedur dwie przykładowe grupy procedur przedstawione poniżej.

1. Grupa procedur związanych z nadawaniem uprawnień zawodowych w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, zarządzania nieruchomościami i szacowania nieruchomości.

1. 0030_Uzyskanie licencji zawodowej w zakresie zarządzania nieruchomościami

2. 0098_Uzyskanie prawa do wykonywania zawodu rzeczoznawcy majątkowego

3. 0099_Uzyskanie licencji zawodowej w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami

4. 0623_Wniosek o ponowne przystąpienie do części ustnej egzaminu w celu uzyskania prawa wykonywania zawodu rzeczoznawcy majątkowego

5. 0219_Uznawanie kwalifikacji zawodowych w zakresie szacowania nieruchomości, pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, zarządzania nieruchomościami

2. Grupa procedur związanych z udzieleniem zezwolenia na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej produktów leczniczych weterynaryjnych oraz jego zmianą.

6. 444_Udzielenie zezwolenia na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej produktów leczniczych weterynaryjnych

7. 493_Zmiana zezwolenia na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej produktów leczniczych weterynaryjnych

Przedmiotem zainteresowania są grupy procedur, w których jednym z warunków wejściowych wymaganych w celu wszczęcia procedury jest załączenie dyplomu. Oznacza to, że przedłożenie przedmiotowych dokumentów jest niezbędną przesłanką dla zainicjowania procedury administracyjnej. Warto zwrócić uwagę na to, iż dyplom ukończenia szkoły jest jednym z wielu załączników, których dostarczenia wymaga się od wnioskodawców, co obrazuje poniżej wskazany wykaz załączników wymaganych od wnioskodawcy, który zamierza zrealizować jedną z przedstawionych procedur administracyjnych.

W pierwszej grupie procedur związanych z nadawaniem uprawnień zawodowych w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, zarządzania nieruchomościami i szacowania nieruchomości, wnioskodawca chcąc zainicjować postępowanie związane z nadaniem ww. uprawnień jest zobowiązany do przedłożenia wniosku wraz z załącznikami (w liczbie co najmniej 10), w tym także dyplomu ukończenia studiów wyższych oraz zaświadczenia potwierdzającego, że program studiów wyższych spełnia wymogi minimum programowego dla studiów podyplomowych w zakresie zarządzania nieruchomościami ustalone przez ministra właściwego do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej wraz z programem tych studiów lub świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie zarządzania nieruchomościami uwzględniających minimalne wymogi programowe ustalone przez ministra właściwego do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej. W celu unaocznienia skali problemu należy wymienić dokumenty, które wnioskodawca jest zobligowany przedłożyć. Warunkiem wejściowym omawianych procedury jest złożenie pisemnego wniosku wraz z następującymi załącznikami:

1. dyplom ukończenia studiów wyższych;

2. zaświadczenie z uczelni potwierdzające, że program studiów wyższych spełnia wymogi minimum programowego dla studiów podyplomowych w zakresie zarządzania nieruchomościami ustalone przez ministra właściwego do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej wraz z programem tych studiów lub świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie zarządzania nieruchomościami uwzględniających minimalne wymogi programowe ustalone przez ministra właściwego do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej;

3. dziennik praktyki zawodowej z wpisami potwierdzonymi przez osobę prowadzącą praktykę oraz z potwierdzeniem spełnienia wymogów formalnych przez wydającego dziennik wraz z:

a. harmonogramem praktyki zawodowej i protokołem ze sprawdzenia praktycznego przygotowania do zawodu (dotyczy osób, które rozpoczęły praktykę po 27 lutego 2008 r.);

b. kursem specjalistycznym w zakresie zarządzania nieruchomościami (dotyczy osób, które odbywały praktykę na podstawie kursu specjalistycznego);

c. sprawozdaniem z odbytej praktyki zawodowej (dotyczy osób, które rozpoczęły praktykę zawodową przed 22 września 2004 r.);

4. plan zarządzania nieruchomością (lub 3 plany – dotyczy osób, które rozpoczęły praktykę przed 27 lutego 2008 r.);

5. dwie podpisane fotografie kandydata, o wymiarach 35 x 45 mm;

6. dowód wniesienia opłaty za postępowanie kwalifikacyjne;

7. inne dokumenty mogące mieć wpływ na ocenę kwalifikacji kandydata,

8. dokumenty potwierdzające biegłą znajomość języka polskiego - w przypadku osób, o których mowa w art. 187 ust. 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.

W drugiej grupie procedur związanych z udzieleniem zezwolenia na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej produktów leczniczych weterynaryjnych oraz jego zmianą, wśród wielu składanych dokumentów (wniosek + 9 załączników) należy złożyć uwierzytelnione odpisy dokumentów stwierdzających uprawnienia osoby wykwalifikowanej odpowiedzialnej za prowadzenie hurtowni (np. dyplom, świadectwo pracy poświadczający dwuletni staż pracy w zawodzie lekarza weterynarii, aktualne zaświadczenie z odpowiedniej izby). W przedmiotowych procedurach wymagane jest złożenie dyplomu farmaceutów i lekarzy weterynarii. W Polsce jako farmaceutę określa się osobę, która ukończyła jednolite 5,5-letnie studia magisterskie na kierunku — farmacja uczelni medycznej. Lekarzem weterynarii natomiast jest osoba, która ukończyła 5,5 letnie studia na jednym z wydziałów medycyny weterynaryjnej i uzyskała prawo do wykonywania zawodu nadawane przez okręgową izbę lekarsko-weterynaryjną. Kierownikiem hurtowni farmaceutycznej produktów leczniczych weterynaryjnych może zostać farmaceuta mający, co najmniej dwuletni staż pracy w hurtowni farmaceutycznej lub w aptece lub lekarz weterynarii posiadający dwuletni staż pracy w zawodzie lekarza weterynarii. Warunkiem wejściowym przedmiotowych procedur jest konieczność złożenia zestawu wymaganych dokumentów:

1) wniosku o udzielenie zezwolenia na prowadzenie hurtowni;

2) odpisu z rejestru KRS lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej;

3) tytułu prawnego do pomieszczeń hurtowni lub komory przeładunkowej;

4) planu i opisu technicznego pomieszczeń sporządzonego przez osobę uprawnioną do ich wykonania (architekta);

5) uwierzytelnionych odpisów dokumentów stwierdzających uprawnienia osoby wykwalifikowanej odpowiedzialnej za prowadzenie hurtowni (np. dyplom, świadectwo pracy poświadczający dwuletni staż pracy w zawodzie lekarza weterynarii, aktualne zaświadczenie z odpowiedniej izby);

6) oświadczenia osoby wykwalifikowanej odpowiedzialnej za prowadzenie hurtowni, że podejmie się ustawowo określonych obowiązków, a zwłaszcza określonych w art. 78 upf;

7) opisu procedur postępowania umożliwiających skuteczne wstrzymywanie lub wycofywanie produktu leczniczego z obrotu;

9) opinii wojewódzkiego lekarza weterynarii o przydatności lokal przeznaczonego na hurtownię;

10) opinii Inspekcji Sanitarnej o lokalu.

Jak wynika z analizy przebiegu w/w procedur administracyjnych wnioskodawca jest zobowiązany m. in. do przedłożenia dyplomu ukończenia szkoły wyższej celem wykazania posiadania odpowiedniego wykształcenia. Zatem, z praktycznego punktu widzenia znacznym ułatwieniem, zarówno dla organu przeprowadzającego daną procedurę, jak również dla petenta jest wprowadzenie centralnego rejestru z danymi o dyplomach. Ponadto sukcesywne zmniejszanie liczby załączników pozwoli w przyszłości na uproszczenie wielu procedur administracyjnych.

Analizując szerzej omawiany problem, należy podkreślić, iż w wielu procedurach związanych z uznawaniem kwalifikacji zawodowych obywateli UE nabytych w państwach członkowskich Unii Europejskiej (UE), wymagane jest przedłożenie dyplomu ukończenia szkoły wyższej. W państwach członkowskich UE nie istnieją centralne rejestry dyplomów, natomiast wiele uczelni wyższych prowadzi własne rejestry dyplomów. Niestety w chwili obecnej zakres danych w tych rejestrach nie jest ustandaryzowany ani na poziomie poszczególnych państw, ani na poziomie całej UE. Obywatele UE, którzy ukończyli studia w Polsce i posiadają dyplomy ukończenia polskich uczelni, będą objęci rejestracją w systemie POL-on w taki sam sposób jak obywatele Polski. Zatem dane w systemie będą możliwe do wykorzystania również w procesie obsługi przedsiębiorców innych narodowości realizujących procedury administracyjne w polskich urzędach. Jawność rejestru i dostęp przez Internet do danych systemu POL-on umożliwi wykorzystanie danych o dyplomach przez urzędy administracji innych państw UE.

Warto zauważyć, iż podobne do założeń Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym, są rozwiązania przyjęte w ustawie o Systemie Informacji Oświatowej (SIO) podpisanej przez prezydenta Bronisława Komorowskiego. Ustawa wejdzie w życie 30 kwietnia 2012 r. Ustawa zakłada stworzenie jednolitego opisu poszczególnych szkół i placówek oświatowych poprzez wprowadzenie Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych (RSPO) oraz gromadzenie danych jednostkowych o poszczególnych uczniach (tzw. zbiór danych o uczniach) i nauczycielach (tzw. zbiór danych o nauczycielach). RSPO ma obejmować dane dotyczące szkół i placówek oświatowych takie jak: nazwa, typ szkoły lub placówki, etapy edukacyjne realizowane w jednostce, adres, status publiczno-prawny, określenie organu prowadzącego. RSPO będzie dostępny na portalu systemu informacji oświatowej. Baza danych SIO jest to centralny zbiór danych, prowadzony przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, w skład którego wchodzą następujące zbiory danych:

1) zbiór danych o szkołach i placówkach oświatowych – Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych, zwany dalej „RSPO”;

2) zbiory innych niż objęte RSPO danych o szkołach i placówkach oświatowych, zwane dalej „zbiorami danych szkół i placówek oświatowych”;

3) zbiory danych o innych jednostkach wykonujących zadania z zakresu oświaty, zwane dalej „zbiorami danych jednostek”;

4) zbiory danych o uczniach;

5) zbiory danych o nauczycielach.

Gromadzone w bazie danych SIO dane dotyczące uczniów i nauczycieli, podzielono na identyfikacyjne (PESEL, nazwisko, imię) i dziedzinowe (np. klasa, do której uczeń uczęszcza, specjalność, program). Dane identyfikacyjne i dziedzinowe o uczniach, słuchaczach i wychowankach będą gromadzone w bazie danych SIO w postaci odrębnych rekordów, tzw. rekordów uczniów. Przewidziano też uzupełnienie przez Centralną Komisję Egzaminacyjną i okręgowe komisje egzaminacyjne rekordów uczniów o wyniki egzaminów maturalnych oraz zawodowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty. Oznacza to stworzenie możliwości dokumentowania kompletnej ścieżki edukacyjnej uczniów. Rekord ucznia będzie identyfikowany w bazie danych SIO przez PESEL oraz imię i nazwisko.

Z uwagi na fakt, że opisywana propozycja dotyczy uproszczenia wielu procedur administracyjnych, jej wdrożenie może m.in. przyczynić się do polepszenia oceny Polski, np. w rankingu Banku Światowego. W „Doing Business 2010”, rankingu uwzględniającym kryterium „łatwości prowadzenia biznesu”, Polska zajmuje 72. miejsce na 183 kraje sklasyfikowane (Czechy - 74, Niemcy - 25, Słowacja - 42, Słowenia - 53, Węgry - 47). W rankingu The Global Competitiveness Report 2009 – 2010 przygotowanym przez Światowe Forum Ekonomiczne, na 133 sklasyfikowane kraje, Polska jest na 46 miejscu (Czechy na 31, Niemcy na 7). W niektórych kategoriach pozycja Polski jest wręcz dramatycznie zła np. w kategorii obciążenia regulacjami administracyjnymi Polska zajmuje 111 pozycję, a w kategorii liczby procedur przy zakładaniu przedsiębiorstwa 85. Przedmiotowa analiza obejmuje trzy grupy procedur, w których autorzy chcą wykazać, że obciążenie wnioskodawcy jest znaczne, o czym świadczy liczba wymaganych, koniecznych do złożenia wniosku załączników. Ponadto warto zwrócić uwagę na to, iż wprowadzenie proponowanego rozwiązania koresponduje także z Celem nr 3 w obszarze Państwo przedstawionym w „Strategii rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce do roku 2013” przygotowanego przez MSWiA, zakładającym udostępnienie obywatelom oraz firmom i samorządom danych z rejestrów referencyjnych oraz innych informacji sektora publicznego w celu ich wykorzystania na rzecz rozbudowy oferty treści i usług.

Reasumując poszerzenie bazy danych Systemu POL-on nie tylko uprości przedsiębiorcom przeprowadzenie procedur administracyjnych, ale również przyspieszy i obniży ich koszty realizacji po stronie urzędu oraz zlikwiduje jedną z bardzo powszechnie występujących barier administracyjnych.

ANALIZA PROBLEMU

Nadzór organizacyjny i merytoryczny nad projektem budowy systemu POL-on zapewnia Departament Strategii MNiSW. W obecnym stanie faktycznym uczelnie nie mają jednorodnych systemów informatycznych. Departamentem odpowiedzialnym w zakresie analizowanej tematyki z ramienia Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego (MNiSW) jest Departament Nadzoru i Organizacji Szkolnictwa Wyższego.

Do kompetencji Departamentu Nadzoru i Organizacji Szkolnictwa Wyższego należą zagadnienia i sprawy dotyczące nadzoru nad uczelniami publicznymi i niepublicznymi, w zakresie określonym w ustawie z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U., z 2005 r., nr 164, poz.1365), a w szczególności:

……….

7) wydawania odpisów, wyciągów i zaświadczeń o danych zawartych w rejestrze uczelni;

……….

16) legalizacji dyplomów i zaświadczeń o ukończeniu studiów, dokumentów wydawanych na zakończenie studiów podyplomowych;

……….

19) prowadzenie baz, rejestrów i ewidencji dotyczących: a) obsady kadrowej kierunków studiów uczelni publicznych i niepublicznych, b) uczelni niepublicznych i ich związków, c) nadanych stopni naukowych doktora i doktora habilitowanego, d) liczby kandydatów na studentów i liczby studentów przyjętych na I rok studiów;

Do kompetencji Departamentu Strategii natomiast należą zagadnienia i sprawy dotyczące:

1) przygotowywania rozwiązań systemowych, w tym zmian instytucjonalnych, dotyczących nauki i szkolnictwa wyższego, a także działalności innowacyjnej;

2) przygotowywania projektów dokumentów dotyczących polityki naukowej i naukowo – technicznej państwa oraz szkolnictwa wyższego;

3) koordynowania i prowadzenia prac dotyczących strategii rozwoju nauki i szkolnictwa wyższego;

……….

12) kształtowania działań związanych ze wzrostem innowacyjności gospodarki;

……….

14) współpracy z organami administracji rządowej współrealizującymi politykę naukową, naukowo-techniczną i w zakresie innowacyjności;

15) koordynowania i prowadzenia prac analitycznych i prognostycznych dotyczących nauki i szkolnictwa wyższego;

……….

19) koordynowania i prowadzenia prac związanych z wdrażaniem Projektów Systemowych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dla szkolnictwa wyższego;

……….

Właściwość Departamentów została ustalona wg zakresu zadań i odpowiedzialności zgodnie z wyciągiem opublikowanym na stronie internetowej:

http://www.nauka.gov.pl/ministerstwo/struktura/departamenty-ministerstwa/.

Dane dyplomów rejestrowane w systemie POL-on są zgodne z postanowieniami rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. z 2006 r., nr 224, poz. 1634 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji i obejmują dane zawarte w suplemencie wydawanym przez wyższe uczelnie. Ponadto zgodnie z rozporządzeniem wydanie indeksu i legitymacji obecnie odnotowuje się w rejestrze wydanych indeksów i legitymacji wpisując imię (imiona) i nazwisko studenta, któremu wydano indeks i legitymację, numer albumu oraz datę wydania dokumentów.

Rejestr może być prowadzony w formie elektronicznej (§ 6 ust. 1 i 2 w/w rozporządzenia). Zgodnie z postanowieniami rozporządzenia w sprawie dokumentacji:

§ 6. 1. Elektroniczna legitymacja studencka może być używana w uczelni, w szczególności jako: karta dostępu do biblioteki, karta dostępu do urządzeń technicznych i laboratoriów.

2. Za zgodą uczelni elektroniczna legitymacja studencka może być używana także poza uczelnią.

Dyplom wraz z dwoma odpisami i suplementem sporządza się i wydaje absolwentowi w terminie do 30 dni od złożenia egzaminu dyplomowego w tym terminie dokonuje się również wpisu do księgi dyplomów (§ 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji).

Zgodnie z treścią § 12 ust. 4 w/w rozporządzenia na wniosek absolwenta uczelnia wydaje dodatkowy odpis dyplomu w tłumaczeniu na jeden z następujących języków obcych: angielski, francuski, hiszpański, niemiecki, rosyjski. Wniosek powinien być złożony przez absolwenta w terminie 30 dni od dnia złożenia egzaminu dyplomowego albo od dnia złożenia ostatniego wymaganego egzaminu - w przypadku kierunków lekarskiego, lekarsko-dentystycznego i weterynarii, a w przypadku kierunku farmacja - od daty zaliczenia ostatniej, przewidzianej w planie studiów, praktyki.

Na wniosek absolwenta uczelnia wydaje odpis suplementu do dyplomu w tłumaczeniu na język angielski.

Wniosek powinien być złożony przez absolwenta w terminie 30 dni od złożenia egzaminu dyplomowego albo od dnia złożenia ostatniego wymaganego egzaminu - w przypadku kierunków lekarskiego, lekarsko-dentystycznego i weterynarii, a w przypadku kierunku farmacja - od daty zaliczenia ostatniej, przewidzianej w planie studiów, praktyki (§ 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji).

Zgodnie z treścią § 18 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji urząd obsługujący ministra nadzorującego uczelnię, która wydała dokument legalizuje:

- dyplomy ukończenia studiów,

- zaświadczenia o ukończeniu studiów,

- wydane przez uczelnie świadectwa ukończenia studiów doktoranckich,

- studiów podyplomowych i kursów dokształcających

Student otrzymuje również elektroniczną legitymację studencką, której opis jest określony w załączniku do niniejszego DPU (Załącznik nr 1 DPU).

OGÓLNY SPOSÓB OSIĄGNIĘCIA UPROSZCZENIA

Rozwiązanie polega na uzupełnieniu Systemu POL-on, o którym stanowi ustawa z dnia 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym, ustawy o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z dnia 21 kwietnia 2011 r., nr 84, poz. 455) o dane o dyplomach (studiów wyższych – magisterskich, inżynierskich, licencjackich, podyplomowych i studiów MBA).

KATEGORIA UPROSZCZENIA ORGANIZACYJNO – FUNKCJONALNA

Szczegółowej specyfikacji wymagają obowiązki jednostki wprowadzającej i odpowiedzialnej za aktualizację oraz kompletność danych – szkół i uczelni oraz jednostki nadzorującej i utrzymującej rejestr – ministerstwa. Wewnętrzne przepisy kancelaryjne jednostek organizacyjnych powinny regulować prawa dostępu (w tym login i hasło) osób odpowiedzialnych za obsługę rejestru na wszystkich polach odpowiedzialności. Należy także zastanowić się nad prawami dostępu do rejestru także dla innych podmiotów, w tym potencjalnych pracodawców.

Osobnym zagadnieniem jest nadanie praw nadzoru dla ministerstwa obsługującego rejestr (czytelnika z możliwością wskazywania błędów i potrzeb aktualizacji) oraz praw czytelnika dla ministerstw korzystających z danych zawartych w rejestrach, dla uczelni i organów właściwych przeprowadzających procedury administracyjne, gdzie wymagany jest dyplom. Tworzenie, organizacje i prowadzenie rejestrów publicznych reguluje ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., nr 64, poz. 565 z późn. zm.), zwana w dalszej części ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z art. 14 w/w ustawy podmiot publiczny prowadzący rejestr publiczny jest obowiązany:

1) prowadzić ten rejestr w sposób zapewniający spełnianie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, w przypadku gdy ten rejestr działa przy użyciu systemów teleinformatycznych;

2) prowadzić ten rejestr zgodnie z minimalnymi wymaganiami dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej;

3) umożliwić dostarczanie informacji do tego rejestru oraz udostępnianie informacji z tego rejestru drogą elektroniczną, w przypadku gdy ten rejestr działa przy użyciu systemów teleinformatycznych.

Co więcej organ administracji rządowej zapewnia działanie rejestru publicznego, używając systemów teleinformatycznych. Podmiot prowadzący rejestr publiczny zapewnia podmiotowi publicznemu albo podmiotowi niebędącemu podmiotem publicznym, realizującym zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów albo na skutek powierzenia lub zlecenia przez podmiot publiczny ich realizacji, nieodpłatny dostęp do danych zgromadzonych w prowadzonym rejestrze, w zakresie niezbędnym do realizacji tych zadań. Dane, o których mowa powyżej, powinny być udostępniane za pomocą środków komunikacji elektronicznej i mogą być wykorzystane wyłącznie do realizacji zadań publicznych. Ustawa ponadto nakłada na Radę Ministrów obowiązek określenia, w drodze rozporządzenia, sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych, mając na uwadze potrzebę usprawnienia realizacji zadań publicznych, zapewnienia szybkiego i bezpiecznego dostępu do danych oraz zabezpieczenia wykorzystania danych do celów realizacji zadań publicznych.

Propozycja stworzenia rejestru dyplomów w ramach Systemu POL-on wychodzi więc naprzeciw oczekiwaniom ustawodawcy.

KATEGORIA UPROSZCZENIA TECHNOLOGICZNA

Tworzenie, organizacje i utrzymanie rejestrów publicznych regulują m.in. ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., nr 64, poz. 565 z późn. zm.), zwana dalej ustawą o informatyzacji oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz. U. z 2005 r., nr 214, poz. 1781), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie wymagań dla rejestrów.

Ustawa o informatyzacji wyjaśnia m.in. następujące pojęcia:

- rejestr publiczny - rejestr, ewidencję, wykaz, listę, spis albo inną formę ewidencji, służące do realizacji zadań publicznych, prowadzone przez podmiot publiczny na podstawie odrębnych przepisów ustawowych;

- minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych - zespół wymagań organizacyjnych i technicznych, których spełnienie przez system teleinformatyczny używany do realizacji zadań publicznych umożliwia wymianę danych z innymi systemami teleinformatycznymi używanymi do realizacji zadań publicznych oraz zapewnia dostęp do zasobów informacji udostępnianych za pomocą tych systemów;

- minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej - zespół cech informacyjnych, w tym identyfikatorów oraz odpowiadających im charakterystyk elementów strukturalnych przekazu informacji, takich jak zawartości pola danych, służących do zapewnienia spójności prowadzenia rejestrów publicznych oraz wymiany informacji w postaci elektronicznej z podmiotami publicznymi.

Zgodnie z treścią przedmiotowej ustawy system teleinformatyczny to zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie, przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych przez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 171, poz. 1800, z późn. zm.). Dlatego też propozycja stworzenia konkretnego rejestru powinna być rozwiązaniem, które w sposób globalny rozstrzygnie kwestie ewidencji dyplomów. Projekt informatyczny o publicznym zastosowaniu powinien uwzględniać w dokumentacji, zespół czynności organizacyjnych i technicznych mających na celu zbudowanie, rozbudowanie lub unowocześnienie systemu teleinformatycznego używanego do realizacji zadań publicznych, świadczenie usług dotyczących utrzymania tego systemu lub opracowanie procedur realizowania zadań publicznych drogą elektroniczną, a także mieć charakter ponadsektorowy, tzn. mieć charakter projektu informatycznego o publicznym zastosowaniu, którego zakres przedmiotowy dotyczyłby spraw należących do właściwości więcej niż jednego działu administracji rządowej.

Rozporządzenie w sprawie wymagań dla rejestrów publicznych wydane na podstawie art. 18 pkt 2 ustawy o informatyzacji określa minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych (Załącznik nr 3 DPU), które obejmują warunki dla zapewnienia:

- spójności działania systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych poprzez określenie co najmniej specyfikacji formatów danych oraz protokołów komunikacyjnych i szyfrujących, które mają być stosowane w oprogramowaniu interfejsowym, przy zachowaniu możliwości nieodpłatnego wykorzystania tych specyfikacji,

- sprawnej i bezpiecznej wymiany informacji w postaci elektronicznej między podmiotami publicznymi oraz między podmiotami publicznymi a organami innych państw lub organizacji międzynarodowych,

- dostępu do zasobów informacji osobom niepełnosprawnym - z uwzględnieniem Polskich Norm oraz innych dokumentów normalizacyjnych zatwierdzonych przez krajową jednostkę normalizacyjną, zachowując zasadę równego traktowania różnych rozwiązań informatycznych;

Rada Ministrów w w/w rozporządzeniu określa ponadto:

- minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej, uwzględniając konieczność zachowania spójności prowadzenia rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej z podmiotami publicznymi;

- podmiot publiczny używa do realizacji zadań publicznych systemów teleinformatycznych spełniających minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych oraz zapewniających interoperacyjność systemów na zasadach określonych w Krajowych Ramach Interoperacyjności.

Krajowe Ramy Interoperacyjności obejmują zagadnienia interoperacyjności semantycznej, organizacyjnej oraz technologicznej, z uwzględnieniem zasady równego traktowania różnych rozwiązań informatycznych, Polskich Norm oraz innych dokumentów normalizacyjnych zatwierdzonych przez krajową jednostkę normalizacyjną (Załącznik nr 2).

W dokumentach ustawowych powinny być wyspecyfikowane szczegółowe dane dyplomu i formaty zapisu danych we wszystkich rekordach rejestru (dane wyspecyfikowano w kolejnej sekcji dokumentu).

Dane w proponowanym rejestrze dyplomów systemu POL-on powinny być zgodne z aktualnie obowiązującymi w suplemencie wydawanym przez wyższe uczelnie. Przedstawione poniżej dane są wystarczające do celu uproszczenia procedury i spełniają potrzeby uczestników procedury.

Zawartość rejestru danych na podstawie suplementu do dyplomu – obejmuje następujący zakres danych:

I. INFORMACJE O POSIADACZU DYPLOMU

1. Nazwisko (pełne nazwisko

2. Imię (wszystkie imiona)

3. Data urodzenia (dzień, miesiąc, rok) wg formatu (12.08.1999 r.)

4. PESEL

5. Numer identyfikacyjny lub kod studenta, lub numer albumu

II. INFORMACJE O DYPLOMIE

1. Numer dyplomu ukończenia studiów

2. Określenie uzyskanego wykształcenia (tytuł zawodowy): pełna nazwa określająca posiadane wykształcenie, czyli nazwę jaką podaje oryginalny dyplom (magister, magister inżynier, licencjat).

3. Kierunek studiów i specjalność: główny kierunek studiów i specjalność.

4. Nazwa i status uczelni wydającej dyplom - pełna nazwa uczelni z jej siedzibą (np. Uniwersytet Warszawski w Warszawie) oraz status (np. publiczna, autonomiczna, akademicka szkoła wyższa, działająca na podstawie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym oraz Statutu. Uczelnia powołana ustawą z dnia ........... o powołaniu....... (Dz.U. Nr ...., poz. ......)

5. Nazwa i status uczelni prowadzącej studia: Jeśli dane są zgodne z pkt 4 - „jak wyżej”. Jeśli studia były realizowane w różnych uczelniach należy podać nazwy i status wszystkich uczelni – najlepiej ze wskazaniem okresu, w którym studia były w nich odbywane.

6. Język (języki) wykładowy/egzaminów: język/języki w których odbywały się zajęcia

III. INFORMACJE O POZIOMIE WYKSZTAŁCENIA

1. Poziom posiadanego wykształcenia: np. wyższe studia magisterskie

2. Czas trwania studiów według programu: np. 2 lata (4 semestry)

3. Warunki przyjęcia na studia: dane dotyczą konkretnego studenta. Warunki rekrutacji (posiadanie świadectwa dojrzałości, egzamin wstępny, konkurs świadectw, dyplomów, zaliczenie na studiach licencjackich przedmiotów wynikających ze standardów nauczania, zaliczenie różnic programowych)

IV. INFORMACJE O PRZEBIEGU STUDIÓW I OSIĄGNIĘTYCH WYNIKACH

1. Forma studiów: stacjonarne/niestacjonarne (można w nawiasie dodać: zaoczne, wieczorowe itd.)

2. Standardy kształcenia: podać informacje o ustalonym minimum wymaganym do zdobycia wykształcenia na danym poziomie (np.: określone rozporządzeniem Ministra Nauki
i Szkolnictwa Wyższego z dnia......). Jeśli na kierunku realizowany jest program autorski zatwierdzony w decyzji dotyczącej zgody na uruchomienie kierunku należy podać nazwę programu, oraz dane identyfikujące decyzję Ministra.

3. Szczegóły dotyczące programu – składowe programu studiów oraz indywidualne osiągnięcia, uzyskane oceny/ punkty kredytowe ECTS : (tzw. wypis z indeksu). Wykaz przedmiotów zaliczanych w kolejnych latach studiów, w układzie semestralnym. Nie należy wpisywać ocen niedostatecznych ani średnich (jeżeli student kilka razy podchodził do egzaminu), jedynie ostateczną ocenę z danego przedmiotu. W tym punkcie należy również podać temat pracy magisterskiej, nazwisko i imię promotora, ocenę pracy magisterskiej, wynik egzaminu magisterskiego. Przy przedmiotach należy wpisać przypisaną im liczbę punktów ECTS.

4. System ocen i – o ile to możliwe – sposób ich przyznawania.

5. Wynik ukończenia studiów - w oryginalnym brzmieniu (np. bardzo dobry (5.0)).

V. INFORMACJE O UPRAWNIWNIACH POSIADACZA DYPLOMU

1. Dostęp do dalszych studiów: możliwość ubiegania się o przyjęcie na studia podyplomowe i doktoranckie (formuła zgodna z uprawnieniami po ukończeniu danego poziomu)

2. Posiadane kwalifikacje oraz uprawnienia zawodowe: zdobyte kwalifikacje (zawodowe, przygotowanie do wykonywania zawodu), uprawnienia do wykonywania określonych zawodów itd.

VI. DODATKOWE INFORMACJE:

1. Dodatkowe informacje, w tym: o odbytych praktykach, otrzymanych nagrodach: informacje o odbytych praktykach, szkoleniach, (nazwa, miejsce, rok ukończenia), działalności
w studenckim kole naukowym (nazwa koła, ewentualne publikacje, funkcje, nagrody), działalności w organizacjach studenckich (nazwa organizacji, okres działalności w organizacji, pełnione funkcje, osiągnięcia) – udokumentowane.

2. Dalsze źródła informacji: źródła informacji o uczelni i studiach przez nią prowadzonych, w tym np. informatorze ECTS oraz Biuro Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej pełniące rolę ośrodka ENIC w Polsce (00-896 Warszawa, ul. Ogrodowa 28/30, tel. (48 22) 828 81 61, www.buwiwm.edu.pl ).

Zgłoszenia danych do rejestru mogłyby być zgodne z wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu przesyłania zgłoszeń oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2010, nr 259, poz. 1768). Przedmiotowe rozporządzenie określa sposób przesyłania zgłoszeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz rodzaje podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy zgłoszeń. Zgłoszenia mają być przesyłane za pomocą interfejsu dostępnego na stronie, której adres podany jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, poprzez zastosowanie protokołu wywoływania zdalnego dostępu do obiektów (SOAP), opisanego językiem opisu usług sieciowych (WSDL), dostępnego przez protokół komunikacyjny sieci WWW (HTTP), szyfrowanego przy użyciu protokołu szyfrującego dla sieci WWW (SSL). Zgłoszenia muszą być opatrywane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.). Sposób opatrywania zgłoszeń bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu określa załącznik do niniejszego rozporządzenia (Załącznik nr 4 DPU).

Co więcej na podstawie art. 5 ust. 2c oraz ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wydał rozporządzenie z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. z 2006 r., nr 206, poz. 1519). Rozporządzenie określa wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. Najwyższy poziom w strukturze zapisu przekazywanych materiałów archiwalnych musi zawierać trzy foldery zdefiniowane jako: "dokumenty", "metadane" i "sprawy".

Folder "dokumenty" powinien zawierać przynajmniej jeden dokument elektroniczny składający się z jednego lub więcej plików:

1) w przypadku dokumentu składającego się z jednego pliku - jeden plik z rozszerzeniem lub bez;

2) w przypadku dokumentu składającego się z więcej niż jednego pliku - podfolder zawierający przynajmniej dwa pliki składające się na dokument.

Folder "metadane" powinien zawierać pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w folderze "dokumenty". Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi.

1) Dla dokumentów elektronicznych składających się z jednego pliku nazwa pliku z metadanymi składa się z nazwy pliku odpowiadającego im dokumentu znajdującego się w folderze "dokumenty" i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie Dokument_A.pdf musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument_A.pdf.xml).

2) Dla dokumentów elektronicznych składających się z więcej niż jednego pliku nazwa pliku
z metadanymi składa się z nazwy podfolderu odpowiadającego im dokumentu znajdującego się w folderze "dokumenty" i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie Dokument_A musi mieć opisujące metadane
w pliku o nazwie Dokument_A.xml).

3) Folder "sprawy" powinien zawierać metadane spraw lub innych grup dokumentów. Każdy dokument w paczce archiwalnej musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy lub innej grupy dokumentów. Nazwa pliku dla metadanych sprawy jest zespoleniem identyfikatora sprawy lub innej grupy dokumentów oraz rozszerzenia xml.

W celu umożliwienia podpisania całej partii przekazywanych materiałów archiwalnych podpisem elektronicznym przekazywane materiały archiwalne mogą być spakowane w nieskompresowanym pliku, zwanym dalej "paczką archiwalną".

Definicje struktury układu metadanych zapisanych w plikach XML znajdujących się w folderze "metadane" lub w folderze "sprawy" są określone w Załączniku nr 5 DPU.

KATEGORIA UPROSZCZENIA – PRAWNA

Uregulowania ustawowego wymagają prawa i obowiązki wszystkich uczelni i szkół w zakresie wprowadzania (przekazywania danych), kontrolowania i aktualizacji danych w rejestrach państwowych.

De lege lata (według obowiązującego prawa)

Zgodnie z przepisem art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.) uczelnia ma w szczególności prawo do wydawania dyplomów państwowych ukończenia studiów, potwierdzających uzyskanie tytułu zawodowego, oraz świadectw ukończenia studiów doktoranckich, studiów podyplomowych i kursów dokształcających.

Przedmiotowa ustawa w art. 167 ust. 1 reguluje kwestie wydania absolwentom studiów wyższych dyplomów państwowych potwierdzających uzyskanie odpowiedniego tytułu zawodowego oraz wskazuje, że absolwenci studiów doktoranckich, studiów podyplomowych i kursów dokształcających otrzymują świadectwa ukończenia tych studiów bądź kursów. Przepis ust. 3 nakłada na ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego obowiązek wydania rozporządzenia określającego:

1) rodzaje tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów pierwszego i drugiego stopnia oraz absolwentom jednolitych studiów magisterskich, uwzględniając istniejące tytuły zawodowe i poziom kształcenia;

2) warunki wydawania i wzory dyplomów, w tym suplementu do dyplomów, świadectw,
o których mowa w ust. 2, uwzględniając formę studiów, studiów podyplomowych lub kursów dokształcających oraz stopień studiów;

3) warunki wydawania i wzory dyplomów ukończenia studiów prowadzonych wspólnie przez różne uczelnie i instytucje naukowe, również zagraniczne, w tym suplementu do dyplomów, świadectw, o których mowa w ust. 2, uwzględniając formę studiów, studiów podyplomowych lub kursów dokształcających oraz stopień studiów.

Obecnie w przedmiotowym zakresie obowiązuje rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie rodzajów tytułów naukowych nadawanych absolwentom studiów i wzorów dyplomów oraz świadectw wydawanych przez uczelnie (Dz. U. Nr 11, poz. 61) oraz wydane na podstawie art. 192 ust. 1 ww. ustawy rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. Nr 224, poz. 1634), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji przebiegu studiów.

W obecnym stanie prawnym uczelnie zobowiązane są przepisem § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji przebiegu studiów do prowadzenia księgi dyplomów, która zawiera następujące dane:

- liczbę porządkową stanowiącą numer dyplomu;

- numer albumu;

- imię (imiona) nazwisko studenta;

- rok urodzenia;

- datę rozpoczęcia studiów;

- nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni i kierunku studiów;

- datę złożenia egzaminu dyplomowego;

- tytuł zawodowy.

Rozporządzenie wskazuje jednocześnie, że po ukończeniu studiów nie dokonuje się zmiany imienia (imion) lub nazwiska absolwenta w jego dyplomie i dokumentach, o których mowa w § 10 ust. 1, chyba że zmiana imienia (imion) i nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu wydanego w postępowaniu w sprawie zmiany płci. W tych przypadkach wydaje się dyplom na nowe imię (imiona) lub nazwisko, po przedstawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu, wraz z odpisami, wydanego na poprzednie imię (imiona) lub nazwisko. Jednocześnie należy wskazać, że uczelnie wyższe zobowiązane są do przechowywania teczki akt osobowych studenta w archiwum uczelni przez 50 lat.

W obowiązującym stanie prawnym jedynym dokumentem potwierdzającym ukończenie studiów wyższych i uzyskanie tytułu zawodowego jest wydawany przez uczelnie oryginał dyplomu (w obecnym stanie prawnym składający się z części A i B – suplementu) wraz z dwoma odpisami.

De lege ferenda ( według postulowanego prawa)

W obecnym stanie prawnym brak jest regulacji dotyczących prowadzenia publicznych rejestrów dyplomów szkół wyższych. Absolwent uczelni zobowiązany jest w każdym przypadku, gdy zaistnieje konieczność udokumentowania wykształcenia, do przedłożenia dyplomu w wersji papierowej. Uzupełnienie Systemu POL-on o dane dotyczące dyplomów wymaga odpowiednio zmiany ustawy o szkolnictwie wyższym. Ze względu na systematykę ustawy o szkolnictwie wyższym słusznym wydaje się uzupełnienie przepisów w zakresie:

1. informacji o dyplomach ukończenia studiów oraz uzyskanych przez nich tytułach zawodowych w ramach Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym;

2. zobowiązania uczelni do przekazywania oprócz informacji dotyczących uczelni i studentów również danych o wydanych dyplomach i nadawanych tytułach zawodowych;

3. określenia w drodze rozporządzenia zasad przekazywania informacji wymienionych w pkt. 2 przez Ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego;

4. nadzoru nad przekazywaniem danych przez ministrów właściwych ze względu na profil uczelni.

W tym miejscu należy zwrócić uwagę na różnice pomiędzy nadzorem a kontrolą oraz na konieczność funkcjonowania nadzoru, jako formy zabezpieczenia prawidłowego funkcjonowania rejestru. Nadzór można zdefiniować, jako obowiązek podejmowania czynności przez określony podmiot (organ nadzoru w stosunku do innego podmiotu (nadzorowanej jednostki organizacyjnej), w wyniku których dokonuje się sprawdzenia zgodności zachowań badanej jednostki organizacyjnej z określonymi wzorcami i spowodowanie usunięcia stwierdzonych rozbieżności przez odpowiednie rozstrzygnięcia nadzorcze za pomocą władczych środków oddziaływania). Z funkcją nadzoru często łączy się funkcję kontroli, jednak występuje między nimi zasadnicza różnica. Organ kontrolujący (w przeciwieństwie do organu nadzoru) nie posiada kompetencji do zastosowania władczych środków oddziaływania na podmiot kontrolowany, a usunięcie ujawnionych w trakcie kontroli nieprawidłowości następuje w drodze określonych procedur. Nadzór będzie stałym i bieżącym kontrolowaniem wykonywania obowiązków ustawowych; jest niezbędny również ze względu na obowiązek ochrony danych osobowych.

Tworząc rejestr dyplomów w ramach Systemu POL-on należy zwrócić szczególną uwagę na ochronę danych osobowych, zarówno w Systemie POL-on jak i w dokumentach gromadzonych przez uczelnie, a dotyczących studentów. Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002, nr 101, poz. 926), zwanej dalej ustawą o ochronie danych osobowych, każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych. Informacje zawarte w rejestrze będą zawierały dane, które w sposób pełny zidentyfikują konkretną osobę fizyczną i tym samym podlegają ochronie przewidzianej przez ustawę o ochronie danych osobowych. W obecnym stanie prawnym zbiory danych przetwarzanych w celu przygotowania rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub stopnia naukowego (art. 43 ust. 1 pkt 10 ustawy o ochronie danych osobowych) zwolnione są z obowiązku rejestracji zbioru danych osobowych prowadzonego przez Generalnego Inspektora Danych Osobowych (art. 43 ust. 1 pkt 10 u.o.d.o.). W przypadku utworzenia rejestru dyplomów w ramach Systemu POL-on należy rozważyć odpowiednią zmianę ustawy o ochronie danych osobowych. Ze wskazanego powyżej przepisu wynika, że nie podlegają rejestracji zbiory danych przetwarzanych w celu „przygotowania do uzyskania dyplomu”. Dane zawarte w rejestrze dyplomów będą zawierały wyniki procedury uzyskania dyplomu i w świetle obowiązujących przepisów System POL-on powinien zostać zgłoszony do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, bądź może zostać wyłączony z rejestracji poprzez odpowiednią modyfikację przepisu art. 43 ust. 1 pkt 10 ustawy o ochronie danych osobowych.

Podkreślić należy fakt, iż ustawodawca podjął próbę wprowadzenia elektronicznych rejestrów i przekazywania danych o uczniach w ustawie z dnia 19 lutego 2004 r. o Systemie Informacji Oświatowej (Dz. U. Nr 49, poz. 463 z późn. zm.). Z racjonalnego punktu widzenia potrzeb uproszczenia procedur administracji publicznej, w których istnieje wymóg dokumentowania wykształcenia lub kwalifikacji zarówno na poziomie ukończenia szkoły średniej jak i wyższej, należy rozważyć podobnie jak w przypadku rejestracji świadectw w SIO, utworzenie rejestru dyplomów w ramach Systemu POL-on.

Kolejnym elementem niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania rejestru jest stworzenie odpowiednich przepisów przejściowych, które wskażą, w jakim terminie minister odpowiedzialny za prowadzenie rejestru, wyda odpowiednie akty wykonawcze pozwalające na utworzenie rejestru, w tym na stworzenie systemu informatycznego pozwalającego na przesyłanie danych. W późniejszym czasie słusznym wydaje się rozważnie upowszechnienia dostępu do rejestru dyplomów poprzez np. wprowadzenie możliwości sprawdzenia, czy konkretna osoba fizyczna posiada wskazywane przez siebie wykształcenie. Dotyczyć to może chociażby procedury rekrutacyjnej na studia wyższe, procedury naboru na aplikacje prawnicze, procedury naboru pracowników samorządowych czy państwowych.

W przypadku podjęcia decyzji o uzupełnieniu Systemu POL-on o dane dotyczące rejestru dyplomów, zmiany w procedurach administracji publicznej będą się propagować na inne akty prawa, które odnoszą się do wymagań załączania oryginałów odpisów dyplomów.

ANALIZA SKUTKÓW WPROWADZENIA UPROSZCZENIA

W dokumentach elektronicznych przedsiębiorca (wnioskodawca) we wszelkich procedurach administracji publicznej wymagających udokumentowania wykształcenia podawałby nr dyplomu bez potrzeby przesyłania kserokopii dyplomu lub przedstawiania oryginału dyplomu. Natomiast skutkiem wprowadzenia uproszczenia dla urzędu (uczestnika procedury) byłoby skrócenie czasu i kosztów pracy przy sprawdzaniu danych dyplomu ograniczając wszystkie czynności do sprawdzenia danych w rejestrze dyplomów, na podstawie nr PESEL, numeru dyplomu i nazwiska. W efekcie skutkiem jest skrócenie czasu realizacji procedury dla wnioskodawcy, zmniejszenie kosztów realizacji przez urząd (i kosztów ukrytych po stronie uczelni) oraz zmniejszenie pracochłonności (co w efekcie może pozwolić na zmniejszenie zatrudnienia lub poprawę sprawności i przepustowości urzędu).

Obecnie pracownik urzędu ma obowiązek potwierdzić dane przedstawione przez wnioskodawcę wysyłając pismo do uczelni z prośbą o weryfikację lub przesłanie danych uzupełniających. Czas odpowiedzi uczelni (bez ustawowo określonego terminu udzielenia odpowiedzi na otrzymane pisma) wynosi średnio 3-4 tygodnie. Niejednokrotnie zdarzają się sytuacje, w których odpowiedź uczelni jest niewystarczająca i urząd jest zmuszony ponowić prośbę o przesłanie danych uzupełniających. Tymczasem zgodnie z dyrektywą 2006/ 123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. dotycząca usług na rynku wewnętrznym (Dz. Urz. UE, L 376/36), zwaną dalej dyrektywą usługową, terminy udzielania odpowiedzi powinny być z góry ustalone. W punkcie bowiem 43 preambuły dyrektywa usługowa stanowi, że działania modernizacyjne podejmowane przez państwa członkowskie mają mieć na celu wyeliminowanie opóźnień, kosztów i skutków zniechęcających do prowadzenia działalności, w tym nieokreślonych lub nadmiernie wydłużonych terminów udzielania odpowiedzi.

Wobec powyższego proponowane uproszczenie wychodzi naprzeciw działaniom podejmowanym w ramach całej Unii Europejskiej i jest znacznym krokiem naprzód w podejmowaniu działań mających na celu ograniczanie barier administracyjnych zarówno dla obywateli jak i dla przedsiębiorców. Proponowane rozwiązanie dotyczy szerokiego spektrum działalności gospodarczej i przyniesie korzystny skutek nie tylko dla organów administracji publicznej, ale również dla przedsiębiorców i obywateli poprzez zmniejszenie obowiązków informacyjnych, którymi są obarczani na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Ponadto doskonale koresponduje z koncepcjami przyjętymi w „Projekcie założeń projektu ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców” i w konsekwencji zapewni realizację jednej z fundamentalnych zasad postępowania administracyjnego wyrażonej w art. 12 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2000 r., nr 98, poz. 1071 z późn. zm.)– zasady szybkości i prostoty postępowania. Proponowane rozwiązanie przyczyni się do zwiększenia wydajności pracy, co korzystnie wpłynie na ogólną kondycję gospodarczą kraju i pozwoli obniżyć koszty produkcji. Jednocześnie redukcja przedmiotowych obciążeń administracyjnych spowoduje zniesienie takich barier prawnych, które są uważane za jedne z najbardziej uciążliwych z punktu widzenia przedsiębiorców oraz obywateli.

Uzupełnienie Systemu POL-on o rejestr dyplomów wpłynie na zmianę ustawy o szkolnictwie wyższym, poszerzając zakres danych rejestrowanych w powołanym ustawowo Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym, o dane dyplomów. Wprowadzenie zmian w obowiązującym systemie prawnym jest elementem niezbędnym do wprowadzenia uproszczeń we wszystkich procedurach administracji publicznej nakładających na wnioskodawcę wymóg udokumentowania wykształcenia. Z tego punktu widzenia jest to uproszczenia horyzontalne dotyczące kilkuset procedur administracji publicznej. Należy mieć również na uwadze fakt, iż rejestracja dyplomów w ramach Systemu POL-on nałoży nowe obowiązki na szkoły i uczelnie, które odpowiednią normą prawną zostaną zobligowane do przekazywania danych
o swoich studentach, absolwentach i wydanych dyplomach.

POWRÓT DO FORMULARZA DPU>>

POWRÓT NA GÓRĘ STRONY>>

Kierownik Projektu UEPA

Dr Marcin Kraska, Z-ca Kierownika Centrum Elektronicznej Gospodarki, Instytut Logistyki
i Magazynowania Instytut Badawczy, Poznań

Ekspert prawny:

Dr n. pr. Tomasz Lewandowski, Wykładowca WSUS w Poznaniu, Asystent sędziego NSA w WSA
w Poznaniu

Inni autorzy:

Dr inż. Bogusław Śliwczyński, Pełnomocnik Dyrektora ds. Konsultingu, Ekspert ds. Uproszczeń, Koordynator obszaru zadaniowego ds. uproszczeń w projekcie UEPA, Instytut Logistyki i Magazynowania Instytut Badawczy, Poznań

Apl. radc. Marta Matuszewska-Maroń, Kierownik obszaru zadaniowego ds. upraszczania w projekcie UEPA, Zespół Prawny, Instytut Logistyki i Magazynowania Instytut Badawczy, Poznań

Apl. radc. Lucyna Łuczak, Członek zespołu ds. uproszczeń w projekcie UEPA, Zespół Prawny, Instytut Logistyki i Magazynowania Instytut Badawczy, Poznań

Mgr inż. Rafał Kozowski, Członek zespołu ds. elektronizacji w projekcie UEPA, Centrum Elektronicznej Gospodarki, Instytut Logistyki i Magazynowania Instytut Badawczy, Poznań

Załączniki:

Załącznik nr 1 - Wzór elektronicznej legitymacji studenckiej

Załącznik nr 2 - Europejskie ramy regulacyjne dla standardów interoperacyjności: Doświadczenia Programu IDA II, Dariusz Bogucki, MNiI

Załącznik nr 3 - Minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej

Załącznik nr 4 - Sposób opatrywania zgłoszeń bezpiecznym podpisem elektronicznym

Załącznik nr 5 - Techniczny sposób zapisu na nośniku

Czy ta strona była przydatna?

Twoja opinia przyczyni się do polepszenia tej strony.

Tak Trochę Nie

Portal nadzorowany jest przez Ministra Gospodarki. Partnerzy projektu: Instytut Logistyki i Magazynowania, Krajowa Izba Gospodarcza.

Innowacyjna Gospodarka
Kapitał ludzki
CEIDG
Przyjazna administracja
Ministerstwo Gospodarki
doradztwo logistyczne
Krajowa Izba Gospodarcza
Unia Europejska

Portal współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.